Podjęcie pierwszej pracy jest dla młodego człowieka dużym przeżyciem. Również dla przedsiębiorcy, który go zatrudnia, jest to ważne wydarzenie, zwłaszcza gdy po raz pierwszy staje się pracodawcą. Obydwaj muszą wykonać, w ściśle określonym czasie, wiele czynności nakazanych przez różne przepisy.


Zgodnie z kodeksem pracy pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę (art. 2 k. p.).

Natomiast pracodawcą jest jednostka organizacyjna, choćby nie posiadała osobowości prawnej, a także osoba fizyczna, jeżeli zatrudniają one pracowników (art. 3 k. p.).

Zawarcie umowy

Zasadnicze obowiązki związane z zatrudnieniem pracownika reguluje oczywiście k. p. Pierwszym krokiem jest zawarcie umowy o pracę (art. 25-29). Umowa powinna być zawarta na piśmie, nie później niż w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy. Dostępne w sprzedaży formularze umów zawierają wszystkie wymagane przez przepisy elementy - wystarczy je dokładnie wypełnić. Umowa może być zawarta na czas nie określony, na czas określony lub na czas wykonywania określonej pracy. Przed zawarciem każdej z nich pracownika można zatrudnić na okres próbny, nie przekraczający 3 miesięcy. Rodzaj zawartej umowy ma decydujące znaczenie dla możliwości i długości okresu ewentualnego jej wypowiedzenia.

Przedsiębiorca, który stał się pracodawcą, powinien o tym zawiadomić w terminie 14 dni właściwego inspektora pracy i właściwego państwowego inspektora sanitarnego. Formularz odpowiedniego zgłoszenia powinien otrzymać w Państwowej Inspekcji Pracy (PIP). Informację należy przesłać także w razie zmiany miejsca, rodzaju lub zakresu prowadzonej działalności.

Wymogi bhp

Nowy pracownik nie może być dopuszczony do pracy, jeżeli nie posiada aktualnego orzeczenia lekarskiego stwierdzającego brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku (jego koszt, a także koszt późniejszych badań okresowych ponosi pracodawca). Musi również zostać przeszkolony w zakresie bhp oraz wyposażony - jeżeli zachodzi taka potrzeba - w środki ochrony indywidualnej (np. kask ochronny). Gdyby odzież własna pracownika mogła w czasie pracy ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu, to wtedy pracodawca jest obowiązany dostarczyć (nieodpłatnie) odzież i obuwie robocze. Pracodawca chcący rzetelnie wywiązywać się ze swoich obowiązków, poza zapoznaniem się z działem X k. p. mówiącym o bezpieczeństwie i higienie pracy, powinien przestudiować rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy. Dowie się z niego m. in., że jest obowiązany zapewnić pracownikowi wodę zdatną do picia lub inne napoje, a szafa na odzież powinna spełniać wymagania Polskiej Normy.

Akta pracownika

Załatwiając wszystkie te sprawy, pracodawca nie może zapomnieć o założeniu i prowadzeniu akt osobowych pracownika i dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Akta osobowe składają się z trzech części i obejmują:
- część A - dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie,
- część B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika,
- część C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Pozostała dokumentacja to m. in.: karta ewidencji czasu pracy, imienna karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia, karta ewidencyjna przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Szczegółowy zakres i sposób ich prowadzenia określa rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika.

Powiadomienie urzędu pracy

Zgodnie z art. 12 ust. 4 i 5 ustawy o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu pracodawca przed zatrudnieniem pracownika obowiązany jest uzyskać od niego oświadczenie o pozostawaniu lub niepozostawaniu w rejestrze bezrobotnych oraz - w razie pozostawania - zawiadomić w formie pisemnej w ciągu 5 dni właściwy powiatowy urząd pracy o zatrudnieniu osoby zarejestrowanej jako bezrobotna lub o powierzeniu jej innej pracy zarobkowej. Niezależnie od pracodawcy, sam pracownik, były bezrobotny, powinien w ciągu 5 dni zawiadomić urząd o podjęciu zatrudnienia lub innej pracy zarobkowej (art. 26).

Zgłoszenie do ubezpieczenia

W terminie 7 dni od dnia zatrudnienia pracownika (ubezpieczonego) pracodawca (płatnik) zobowiązany jest zgłosić go do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego. Zgłoszeń tych dokonuje się na formularzu ZUS ZUA.

Zatrudnienie pracownika powoduje zwiększenie liczby dokumentów, które pracodawca zobowiązany jest wypełniać i przekazywać co miesiąc do ZUS. Do dotychczas składanej deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA dochodzi raport imienny ZUS RNA, a w wypadku choroby - czy to swojej, czy zatrudnionego - ZUS RSA. Dodatkowo należy sporządzać i przekazywać pracownikowi tzw. raport miesięczny dla osoby ubezpieczonej - ZUS RMUA. Wydłużeniu ulega termin dostarczania dokumentów i opłacania składek (do 15 każdego miesiąca za miesiąc poprzedni).

Na pracowniku ciąży tylko jeden obowiązek. Na podstawie art. 39 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych, w terminie 7 dni od dnia zatrudnienia, jest on zobowiązany do zawarcia umowy z otwartym funduszem emerytalnym (oczywiście jeśli wcześniej nie przystąpił już do funduszu). Jeżeli nie dopełni tego obowiązku, to ZUS wezwie go do zawarcia umowy z którymś z funduszy. Gdy i to nie poskutkuje, ZUS wyznaczy otwarty fundusz emerytalny w drodze losowania.