Sprawa może wydawać się łatwa i oczywista, ale aby ograniczyć wydatki, musisz najpierw wiedzieć, ile masz zamiar wydać.

To oznacza, że powinieneś stworzyć listę wszelkich wydatków związanych z udziałem w imprezie targowej. Im bardziej szczegółową listę uda Ci się stworzyć, tym łatwiej będzie określić pozycje, na których można zaoszczędzić. Zdarza się jednak, że dostajesz gotowy już budżet targowy.


Dwa lata temu Donna Marvin z Siemens Information and Communications Network Inc. otrzymała plan wydatków na krótko przed udziałem w Supercomm w Atlancie. "Spojrzałam na plan i pomyślałam, że niektóre z przedstawionych pozycji są niemalże pozbawione sensu". Najbardziej zaskoczyły ją wysokie opłaty związane z dostawą niektórych elementów stoiska w ostatniej chwili. Niemal natychmiast zabrała się do dokładnego sprawdzania budżetu w celu znalezienia kolejnych zbędnych pozycji. „Przejmując plan, rozpoczęłam ścisłą kontrolę wydatków”. W pierwszym roku Marvin zaoszczędziła kilka tysięcy dolarów. Jej sekretem było myślenie wprzód, oraz dokładne planowanie...

Planuj, kupuj i zamawiaj dużo wcześniej. Magiczne zdanie w przypadku ograniczania wydatków targowych brzmi: „Załatw to wcześniej”. Zarezerwuj na długo przed imprezą powierzchnię wystawienniczą, zaprojektuj, zbuduj, dowieź i rozłóż Swoje stoisko. Im wcześniej zaczniesz, tym więcej uda Ci się zaoszczędzić. Dobrym rozwiązaniem jest stworzenie listy potrzebnych rzeczy na długo przed imprezą a następnie ich wysyłka jednym transportem.

Świetnym sposobem na zaoszczędzenie sporej kwoty jest także rezygnacja z grubych katalogów targowych. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne wtedy, gdy produkt firmy ulega częstym zmianom. Ciągła aktualizacja broszur staje się w takim przypadku bardzo kosztowna. Wystarczy zatem wydrukować zwięzłe ulotki, na których umieszczamy adres strony internetowej i ewentualnie numer darmowej infolinii. Postępując w taki sposób obniżamy koszty drukowania, przewozu dużych ilości papieru na miejsce imprezy oraz ewentualnego przywozu ich do siedziby firmy po zakończeniu targów.

Ważną sprawą w przypadku minimalizacji kosztów udziału w imprezach targowych są także wszelkiego rodzaju upusty. Zazwyczaj informacja na temat oferowanych rabatów jest szeroko propagowana. Dotyczy to głównie promocji w przypadku wcześniejszych zgłoszeń czy zakupów. Upusty cenowe dają jednak prawie wszyscy, ale nie wszyscy o tym mówią. Dlatego też jeśli nie zapytasz o rabat, nie uzyskasz go na pewno.

Bardzo istotną sprawą jest także integralność firmy. W zamian za pojedyncze przesłania poszczególnych unitów warto ustalić jedną misję. Rodzi się jednak pytanie, czy dzięki temu można w jakiś sposób zaoszczędzić? Jedno wspólne przesłanie umieszczone na grafice przeznaczonej na targi pozwala na kilkakrotne wykorzystywanie jej podczas uczestnictwa w różnych imprezach targowo-konferencyjnych.